個人情報保護方針
制定日：平成19年4月1日
最終改定：2020年12月14日
株式会社ソフィアホールディングス
代表取締役 飯塚 秀毅
当社は、個人情報を大切に保護することを企業の重要な社会的使命と認識し、役員はじめ全従業者が個人情報保護に関する法規範を遵守し、次に示す当社基本方針を具現化するために、JISQ15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを構築し、常に社会的要請の変化に着目しつつ個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に全社を挙げて取り組むことを宣言いたします。
- 個人情報保護の重要性を強く認識し、株式等の保有を通じた企業グループの統括・運営等において、適切な個人情報の取得、利用、及び提供に努め、個人情報を取得する場合には、事前に利用目的、提供の有無を明確にし、本人の同意を得た上で、目的の範囲で適切に利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 個人情報の利用にあたっては、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行うことがないよう社内規程を作成し、従業者に社内規程を遵守させるよう監督に努めます。
- 安心して個人情報をご提供いただけるように、個人情報の漏えい、滅失又はき損等の危険に対して、合理的な安全対策及び予防・是正措置を講じます。
- 大切な個人情報をお預かりする企業として、個人情報保護の取扱いに関する法令、個人情報保護法に基づいて各所管官庁が作成したガイドライン・指針、JIS Q 15001をはじめとするその他の規範を遵守します。
- 個人情報を適切に利用し、またその保護を徹底するために個人情報保護マネジメントシステムの継続的な見直し及び改善を行います。
- 弊社の個人情報の取扱いに関する苦情及び相談等があった場合には、下記の個人情報に関する苦情及び相談窓口にて、迅速かつ適切な対応をいたします。
個人情報に関する苦情及び相談の問合せ先
株式会社ソフィアホールディングス
個人情報に関する苦情及び相談窓口
電話：045-548-6790 FAX：045-548-6793
個人情報の取扱いについて
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個人情報保護管理者について
弊社は、次の者を個人情報保護管理者に任命し、お客様の個人情報を適切かつ安全に管理し、外部からの不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい及び、法令違反等の予防的対策を講じています。
個人情報保護管理者：代表取締役 飯塚 秀毅
連絡先 045-548-6790 個人情報の利用目的について
弊社は以下に掲げる利用目的のために個人情報を収集します。
ⅰ．当社に来訪される方に関する個人情報
・ 担当者への連絡及び入退館管理
ⅱ．株主の皆様に関する個人情報
・ 会社法に基づく権利の行使、義務の履行
・ 株主様と当社との関係を円滑にするための各種方策の実施
・ 各種法令に基づく所定の基準による株主様のデータを作成する等の株主管理
ⅲ．お問合わせによって取得する個人情報
・ お問合わせへの回答
ⅳ．採用候補者、従業員に関する個人情報
・ 採用選考及び事務連絡
・ 業務連絡及び人事・労務管理お問合わせによって取得する個人情報個人情報の提供について
弊社は以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはございません。
- お客様からの同意を得ている場合
- 法令等により要求された場合
- 人の生命、身体または財産保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 弊社業務委託先に業務を委託する場合。この際には次項の「個人情報の預託について」に従います。
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取り扱う場合
個人情報の預託について
弊社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しております。その際、業務委託先に個人情報を預託することがあります。この場合、弊社は、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選したうえで、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取り決め、適切な管理を実施させます。
個人情報のご提供が頂けない場合
個人情報をご提供頂きますことは任意ですが、ご提供頂けない場合、ご希望される当社サービスのご提供・お取引等が実施できない場合もございますのでご了承ください。
開示対象個人情報について
弊社では、ご本人様から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用目的の通知、消去及び第三者への提供の停止（以下、開示等という）の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報を開示対象個人情報としてご本人様からの求めに対して遅滞なく対応いたします。
開示対象個人情報の開示等について
弊社は、開示対象個人情報についてご本人様から開示等のお申出があった場合、ご本人様の本人確認をおこなった後、合理的な範囲で開示等をいたします。ただし、次のいずれかに該当すると認められるときには、当該請求にかかる個人情報の全部または一部を開示しないことがあります。その場合には、理由をご通知いたします。
- 申請書に記載されている住所と当社の登録住所が一致しない場合等、ご本人からの請求であることが確認できない場合
- 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
- ご提出いただいた申請書類に不備があった場合
- 当社の業務の遂行に著しい支障を及ぼすとき
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれのあるとき
- 他の法令に違反することとなる場合
開示対象個人情報の利用目的
当社の開示対象個人情報の利用目的は、「２．個人情報の利用目的について」のとおりです。本人確認について
弊社では、以下のいずれかの方法にて本人確認をさせていただいております。
- ご本人様から既に提供を受けている電話番号にかけ直して、本人を確認する。
- ご本人様から既に提供を受けているメールアドレスにメールを送信し、そのメールに返信して頂くことで本人であることを確認する。
- 手続き時に、ご本人のお名前と住所、電話番号、生年月日を確認することで、本人を確認する。
代理人の本人確認については、委任状又は法定代理人としての資格を示す書面等正規の代理人であることを証明する書面を持参のうえ、代理人に弊社まで直接来訪していただき運転免許証又はパスポートを提示していただいてご確認させていただきます。
安全管理措置について
弊社は、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏えいの防止等、個人情報の安全管理において、下記の組織的、人的、物理的、技術的な安全管理措置を講じて適切に管理いたします。
- 組織的安全管理措置
- 人的安全管理措置
- 物理的安全管理措置
- 技術的安全管理措置
個人情報の取得・利用・保存・提供・廃棄等の局面ごとに、取り扱い方法、責任者・担当者及びその役割等について規程を策定しています。
従業員に対し、個人情報の取り扱いについて定期的に教育訓練を行っています。 また従業員との間で、秘密保持に係る誓約書を取り交わしています。
従業員及び来訪者の入退室管理を行うとともに、権限のない従業員による個人情報の取り扱いを禁止する措置を実施しています。
個人情報データベースへのアクセス制御を行い、個人データを取り扱う従業員の範囲を制限しています。 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス、又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
開示等の求めに応じる手続きについて
弊社では、本人確認を行なった後、ご本人様に対して「個人情報開示等請求書」を郵送させていただきます。ご本人様より「個人情報開示等請求書」を返送いただきましたら、
速やかに開示等に対して遅滞なく回答させていただきます。回答方法は、電話による回答又は請求内容への回答を文書でご郵送させていただきます。
なお、開示等の請求にあたり、弊社では手数料の徴収はいたしません。個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談について
個人情報に関する苦情及び相談、開示等についての弊社問合わせ先は、下記の個人情報に関する苦情及び相談窓口です。
個人情報についてのお問合わせ、開示等又は苦情・ご相談の申し出先
個人情報についてのお問合わせ、開示等又は苦情・ご相談を必要とされる場合は、下記にお申し出ください。
株式会社 ソフィアホールディングス
個人情報に関する苦情及び相談窓口
住所：〒222-0033
神奈川県横浜市港北区新横浜2-15-12
共立新横浜ビル5階
電話：045-548-6790